初めての退職届・退職願｜書き方の記入例と提出までの手順

1．まず会社に「書式・種類・提出先」を聞く

便箋や封筒を買う前に、社内ポータルや人事の書式一覧を確認します。「退職届」という名前の会社独自の用紙に、退職後の住所、社員番号、承認欄などが設けられている場合もあります。紙ではなく、社内システムから申請する会社もあります。

• 書類の種類：退職願、退職届、会社独自の申請書のどれか。
• 書式と記入方法：指定用紙・電子申請、手書きや署名・押印の指定があるか。
• 提出期限と提出先：何日までに、上司・人事など誰に渡すか。
• 宛名と日付：書面の宛先は誰か。退職日と提出日は何日か。

福岡県は、退職届に一律に決められた様式はないと案内しています。[1] ただし、会社の手続きで必要な項目は確認しましょう。市販の用紙でなければならない、全員が同じ縦書きでなければならないと思い込む必要はありません。

2．退職願と退職届は、どちらを使う？

一般的には、退職願は退職を申し込む書類、退職届は退職する意思を伝える書類として使われます。まずは下の違いを押さえ、会社の案内と自分が伝えたい意思を照らし合わせます。

表は左右にスクロールできます。

「願を出し、承認されたら必ず届を出す」という全国共通の手順ではありません。会社によって必要な書類が異なるので、両方を用意する前に確認してください。

名前だけで法的な効果が決まるわけではない

厚生労働省は、合意退職か、一方的な意思表示による辞職かを判断するとき、文書の表題だけでなく、記載内容や当事者の言動なども関係すると説明しています。[2] 「退職願と書いたから必ず取り消せる」「退職届という用紙を渡せば、その日に辞められる」とは考えないでください。

迷っている段階なら、書類を出す前に相談しましょう。提出後に気が変わっても、必ず撤回できるとは限りません。会社と話が食い違っている場合は、書面の名前だけを直して済ませず、相談窓口で内容を確認します。

「辞表」は使わなくてよい？

通常の会社員が退職するために、自己判断で「辞表」という題名を選ぶ必要はありません。会社から案内された退職願・退職届などの書類を確認してください。役員としての辞任や公務員の退職は、この記事の記入例とは別に手続きを確認します。

3．提出日・退職日・最終出勤日を先にメモする

書き間違えやすいのは、日付が2か所に出てくることです。書面に記す提出日と、「○月○日をもって退職」と書く退職日は、別の日付です。日付欄の意味が指定書式に書かれている場合は、その指示に従います。

退職願の段階では、本文の日付が退職希望日である場合があります。会社と日程を確認できたのか、まだ申し込む段階なのかを整理してください。提出予定が変わった場合も、以前の提出予定日を残したまま清書しないようにします。

年の表記は、会社の書式に合わせます。2027年は令和9年です。指定がなければ西暦でそろえる方法もあります。「5月7日」だけでなく、年も含めて記入すると確認しやすくなります。休暇を含む日程の立て方は、退職日・最終出勤日・有給休暇の日程例をご覧ください。

退職日に向けて休暇の日程を組むときは、有給20日・40日のカレンダーと最終出勤日の決め方もご覧ください。

4．退職願の記入例｜退職を申し込む場合

次は、自分の意思による通常の自己都合退職を、会社との合意に向けて申し込む例です。会社指定の書式がなく、退職願を提出することを確認した場合の参考にしてください。

編集部作成の記入例。人物・会社・日程は架空です。署名や押印の指定がある場合は、提出先に確認して対応します。

「私事（わたくしごと）」は「私個人のことで恐縮ですが」という趣旨の書き出しです。「私儀（わたくしぎ）」という表現もあります。慣れない言葉を無理に増やさず、会社の指定があればその表現に合わせましょう。

本文の要点は、希望する退職日と、退職を申し込む意思です。退職願には、仕事への不満やこれまでの思いを長く書くのではなく、申込みの内容を明確に記します。お世話になった方へのお礼は、面談や別の挨拶で伝えると整理しやすくなります。

5．退職届の記入例｜退職する意思を伝える場合

退職届の例では、文末を「退職いたします」としています。上の退職願と両方を提出するためのセットではありません。会社の案内と、伝える意思に合う書類を選んでください。

編集部作成の記入例。通常の自己都合退職を想定しています。会社の案内に沿って用いる場合も、本文と日付を理解してから提出してください。

この例には、転職先や退職後の住所を入れていません。会社の書式に住所・連絡先・社員番号などの記入欄があれば、必要な項目を補います。マイナンバーや口座情報などを、自由書式の本文へ自己判断で追加する必要はありません。

自分の内容に置き換える6か所

1. 表題：退職願か退職届か。
2. 提出日：この例の「2027年5月7日」を、自分の提出日に。
3. 宛名：会社の正式名称と、指定された役職・氏名に。
4. 所属・氏名：自分の所属と氏名に。
5. 退職理由：「一身上の都合」が自分の事情に合うか確認。
6. 本文の退職日：この例の「2027年6月30日」を、退職願なら申し込む退職希望日、退職届なら通知する退職日に。

例を写したら、一度、元の例を見ずに読み返してみましょう。他人の氏名や例の日付が残っていないかに気づきやすくなります。会社が決めた様式の場合は、例の配置に作り替える必要はありません。

6．理由と宛名は、見た目より内容を確かめる

「一身上の都合」と書く前に

自分の意思で辞める通常の自己都合退職では、理由を「一身上の都合」とまとめる書き方が使われます。一方、会社から退職を求められた、労働条件が約束と違うなどの事情がある人は、同じ文面をそのまま使わないでください。福岡県も、自己都合以外の事情で退職に追い込まれた場合は、実際の経緯を記すよう案内しています。[1]

体調不良・介護など、退職理由がその後の手続きに関わりそうな場合も、会社の記入案を理解しないまま署名せず、人事や必要に応じハローワークなどへ確認しましょう。「一身上の都合と書けば、すべて同じ扱いになる」というものではありません。

書面の宛名と、実際に渡す相手は分けて考える

記入例では代表取締役宛てにしていますが、宛名は会社の指定を確認します。社長宛ての書面を、直属の上司や人事へ提出する運用もあります。代表者の氏名を調べたからといって、社長に直接渡しに行く必要があるわけではありません。

• 会社名：「株式会社」の位置を含め、正式名称を確認する。
• 役職・氏名：古い代表者名や旧姓を使わないよう、現在の案内で確認する。
• 敬称：例では個人名に「様」を付けている。「殿」など会社指定があれば合わせる。
• 御中と様：会社・部署だけを宛先にする「御中」と、個人宛ての「様」を同じ宛先に重ねない。

たとえば「株式会社○○　人事部 御中」と「株式会社○○　人事部　佐藤様」は、宛先が異なる書き方です。どちらにするかは、誰宛てに提出するかを先に確かめて決めます。

7．手書き・パソコン・印鑑・縦書きはどうする？

まず会社の指定に合わせます。指定がなければ、人事に「パソコンで作成した横書きの書面でもよいですか。署名や押印は必要ですか」と聞くと、清書のやり直しを減らせます。

下の表は、指定がない場合に読みやすく整えるための編集部の提案です。用紙の色や文字の向きなどの慣習を、そのまま法律上の必須条件として扱わないようにしましょう。

表は左右にスクロールできます。

印刷後は、文字が小さすぎないか、2枚目に氏名だけはみ出していないかも見てください。書式の美しさだけに時間をかけるより、退職日・理由・宛名が正確かを先に確かめましょう。

8．封筒の書き方と、書類の入れ方

封筒が必要かは会社の提出方法によります。紙で手渡しし、特に指定がない場合は、白い無地で中身が透けにくい封筒を選ぶと扱いやすくなります。これは整え方の提案で、封筒の色だけで退職の効力が決まるという説明ではありません。

手渡しする封筒の表と裏

中身が退職届なのに封筒だけ退職願になっていないか、最後に照合します。封を閉じるかどうか、提出時にその場で内容を確認するかは、会社の案内に合わせてください。

A4を三つ折りにする例

1. まず、提出する書類のコピーや画像を控えとして残す。
2. 文字のある面を内側にして、下の約3分の1を折り上げる。
3. 上の約3分の1を重ねて折り、折り目を整える。
4. 書類が引っかからず入る封筒に収める。A4の三つ折りなら長形3号が一例。

折らずに提出する指定なら、そのまま入る封筒を用意します。用紙と封筒のサイズが合うか、清書前に別の紙で試すと安心です。

郵送するときは、送り先がわかる外封筒を用意する

会社が郵送での提出を案内している場合は、送付先の住所・部署・担当者を確認します。書類名だけを書いた手渡し用の封筒では、郵便は届きません。内封筒を使う場合は、郵便番号・住所・宛先と自分の住所・氏名を書いた外封筒に入れます。

短い添え状を付けるなら、「ご案内いただいた退職届を1通送付いたします。ご確認をお願いいたします」と、同封した書類名と枚数を知らせる程度で構いません。提出期限に間に合う到着日程と、追跡などの記録を残す方法も確認しておきます。

9．提出するときの言い方と、控えの残し方

会社と通常の手続きを進めている場合は、面談で退職の意思や希望日を伝えたうえで、案内された相手へ提出します。書類を誰にも告げず机に置いて帰るより、提出したことを相手と確認できる形にしましょう。

合意前の退職願なら、「希望する退職日を6月30日として、退職願を用意しました」と伝えるなど、希望なのか、確認済みなのかを区別します。

• 提出した内容：記入・署名等を終えた状態のコピーや画像。
• 提出した記録：日付、相手の部署・氏名、提出方法。
• 会社の回答：受領連絡、日程についての回答、次の手続き。

紙を受け取ったことと、退職日などに合意したことは、必ずしも同じではありません。確認できた内容を分けて控えましょう。会社の端末や社内メールが使えなくなる前に、自分に必要な記録の保管方法も確認します。

メールや社内システムで提出する場合

電子提出を案内されたら、宛先・ファイル形式・署名等の要否を確認します。送信する前に添付ファイルを開き、自分の内容に置き換わっているかを見直してください。送信済みの記録だけでなく、受領の返答や申請状況も確認します。

「メールを送っただけで、どんな状況でも手続きが完了する」とは考えず、未提出扱いになっていないかを確かめます。一方で、書面の形式だけで退職の意思表示の効力が決まるわけでもありません。会社との見解が食い違う場合は、次の相談先へ進んでください。

定年・早期退職・会社からの退職勧奨は、例を丸写ししない

• 定年退職：定年となる日と、会社が求める届出を確認する。通常の自己都合退職の願・届が必要とは限らない。再雇用の希望確認書なども別に確かめる。
• 希望退職募集・早期退職優遇制度：募集要項、応募書式、承認条件を確認する。通常の自己都合退職届を先に出してよいか、制度担当者に聞く。
• 会社から辞めるよう求められた：退職に応じるか、理由や条件をどう記録するかを先に確認する。納得していない段階で署名・提出しない。
• 有期契約・再雇用契約の途中：契約満了と期間途中の退職を区別する。無期契約の説明をそのまま当てはめない。

「会社に言われたから、とりあえず退職届を出す」という進め方は避けます。記載内容が実際の事情と違うと感じる場合は、その場で書き上げず、説明を求めて相談する時間を取りましょう。合意退職、辞職、定年などは法律上も区別されています。[3]

受け取ってもらえない・取り消したいときは

退職届を受け取ってもらえない場合

まず、会社が何を理由に止めているのかを記録します。書式の不足なのか、退職自体を認めないと言っているのかを分け、提出した文書と、いつ誰に伝えたかを整理しましょう。

無期契約で労働者が一方的な意思表示により辞職する場合、原則として2週間の予告期間があると厚生労働省は説明しています。会社との合意による退職とは区別され、有期契約には別の検討が必要です。[3] 「受け取ってもらえないから、いつまでも辞められない」と一人で抱えず、総合労働相談コーナーなどへ相談してください。

郵送で意思表示を残す必要がある場合は、文面・宛先・到達の確認方法を相談します。日本郵便の内容証明は、差し出した文書の内容などを証明する仕組みで、相手に配達された事実の証明は「配達証明」と別の扱いです。内容証明だけで退職の有効性まで保証されるものではありません。[4][5]

提出後に取り消したくなった場合

すぐに会社へ撤回の希望を伝えてください。ただし、「退職願ならいつでも取り消せる」という説明は正確ではありません。合意退職の申込みか、辞職の意思表示か、会社が承諾したかなどで扱いが変わります。[2] 書類とやり取りを持って、労働相談窓口や弁護士などへ確認しましょう。